Por qué tu sociedad lo necesita
Las personas jurídicas están obligadas a relacionarse con las Administraciones Públicas por medios electrónicos (Ley 39/2015). En la práctica significa que Hacienda, la Seguridad Social, la DGT o tu ayuntamiento te notificarán en sede electrónica, y que el plazo para atender esas notificaciones corre aunque no las abras.
Una notificación electrónica se entiende rechazada a los diez días naturales de su puesta a disposición si nadie accede a ella. Con un requerimiento de Hacienda o una reclamación de la Seguridad Social, perder ese plazo puede salir muy caro.
Para qué lo vas a usar
El certificado de la sociedad es la llave de casi toda su relación con la Administración:
- Presentar modelos fiscales: IVA, retenciones e Impuesto sobre Sociedades.
- Acceder a la Dirección Electrónica Habilitada única (DEHú) y a todas las notificaciones.
- Sistema RED y trámites con la Seguridad Social.
- Depositar cuentas anuales y legalizar libros en el Registro Mercantil.
- Presentarte a licitaciones públicas y firmar contratos electrónicamente.
- Firmar documentos con plena validez legal frente a terceros.
Cómo lo gestionamos
Habitualmente tramitamos el certificado de representante de persona jurídica de la FNMT, que exige acreditar la identidad del administrador y la vigencia de su cargo mediante una certificación registral reciente. Preparamos la solicitud, obtenemos esa certificación del Registro Mercantil, te indicamos cómo acreditar tu identidad y te ayudamos a instalar y exportar el certificado de forma segura.
Además dejamos configurada la DEHú y los avisos por correo electrónico, para que ninguna notificación se te escape, y te avisamos antes de que el certificado caduque.
Los errores que más problemas dan
El certificado es un trámite sencillo, pero su mala gestión está detrás de muchas sanciones que llegan sin que el administrador se haya enterado. Los fallos más habituales:
- Dejarlo caducar y descubrirlo el último día de plazo de un impuesto.
- Tenerlo instalado en un único ordenador, sin copia de seguridad, y perderlo con una avería.
- Que los avisos de notificaciones lleguen al correo de un antiguo gestor o de un empleado que ya no está.
- Compartir el archivo del certificado sin control: quien lo tiene puede firmar en nombre de la sociedad.
- No revocarlo cuando cambia el administrador.
Por eso no nos limitamos a pedir el certificado: dejamos ordenado quién lo tiene, dónde está la copia y a qué correo llegan los avisos.
Cómo lo hacemos, paso a paso
- 1
Solicitud
Iniciamos la solicitud ante el prestador de certificación con los datos de la sociedad y del administrador.
- 2
Certificación registral
Pedimos al Registro Mercantil la certificación del cargo de administrador, que debe ser reciente.
- 3
Acreditación de identidad
Acudes con tu DNI a una oficina de acreditación o, si el prestador lo permite, la hacemos en remoto.
- 4
Instalación y copia de seguridad
Descargamos e instalamos el certificado y guardamos una copia protegida.
- 5
Notificaciones bajo control
Alta en la DEHú y configuración de avisos para que no se pierda ningún plazo.
Qué necesitamos de ti
- DNI del administrador
- NIF de la sociedad
- Escritura de constitución o de nombramiento
- Correo electrónico y teléfono de contacto